Recientemente, el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, ha aprobado el reglamento que establece los requisitos de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales (Reglamento Veri*Factu). En este artículo se analizan los principales requisitos y características que han de cumplir dichos sistemas o programas, sus plazos de aplicación y otras novedades introducidas por la norma.
El pasado 6 de diciembre de 2023 se publicaba en el BOE el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, comúnmente conocido como «Reglamento Veri*Factu». Se trata de una norma que, según señala su propio preámbulo, pretende avanzar en la digitalización, tanto pública como privada, para «conseguir la modernización de la dotación digital de pymes, microempresas y autónomos, a la vez que una mejora en el cumplimiento tributario y en la lucha contra el incumplimiento». Muy especialmente, busca impulsar la lucha contra la economía sumergida derivada del uso de «software de supresión de ventas».
Su punto de partida se encuentra en el artículo 29.2.j) de la LGT, que fue incorporado por la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que recoge «la obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad». A mayor abundamiento, de hecho, esa misma norma también había incorporado un nuevo artículo 201 bis de la LGT, que contempla una infracción tributaria por fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas.
Así las cosas, su objetivo central es el desarrollo de las características de un sistema informático que resulte operativo y minimice los costes fiscales indirectos que puedan resultar de esta medida para los productores, comercializadores y usuarios de los sistemas informáticos, protegiendo la libre competencia y sin discriminar las soluciones tecnológicas empleadas, siempre que cumplan con los oportunos requisitos. Establece, por tanto, los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados por empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad, a fin de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación; y los alinea con la normativa tributaria para que toda transacción comercial genere una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente, sin que sea posible la alteración posterior de tales anotaciones, y permitiendo, en su caso, la simultánea o posterior remisión de la información de los mismos a la Administración tributaria. Además, también prevé, como veremos, la posibilidad de que los obligados tributarios remitan por vía electrónica a la Administración tributaria, voluntaria y automáticamente, todos los registros de facturación generados en sus sistemas informáticos (en cuyo caso se entenderá que esos sistemas informáticos ya cumplen por diseño los requisitos técnicos).
Como complemento de todo ello, introduce una serie de modificaciones en el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, aprobado por medio del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. En concreto, modifica sus artículos 6 y 7, que son los que, respectivamente, se ocupan de los requisitos de las facturas completas y simplificadas, para establecer que cuando se expidan utilizando los sistemas informáticos que desarrolla el nuevo reglamento deberá incluirse, además, el siguiente contenido:
- La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código «QR»; pero si la factura fuese electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código «QR».
- Estas facturas, sean electrónicas o no, incorporarán además la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT.
Por otra parte, también se incorpora un nuevo apartado 4 al artículo 8 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, conforme al cual se presumirá acreditada la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura que se haya expedido utilizando un sistema o programa informático de acuerdo con los requisitos del Reglamento Veri*Factu.
Entrada en vigor y plazos de adaptación a la nueva normativa
Con carácter general, el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, entró en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOE; esto es, el 7 de diciembre de 2023. Sin embargo, dado el desarrollo técnico que exigen las medidas que contempla, se establecen una serie de plazos para que los distintos sujetos puedan adaptarse a las exigencias de la nueva norma:
- Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (empresas, empresarios, profesionales, etc.) deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
- Los productores y comercializadores de los mencionados sistemas informáticos, en relación con dichas actividades de producción y comercialización, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo que se apruebe. Ahora bien, en relación con sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad al 1 de julio de 2025
Finalmente, se prevé que, en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo, estará disponible en la sede de la AEAT el servicio para la recepción de los registros de facturación remitidos por los «Sistemas de emisión de facturas verificables».
Contenido del reglamento: ¿qué requisitos o características han de tener los sistemas o programas informáticos o electrónicos de facturación?
Según lo ya señalado, el nuevo reglamento tiene por objeto regular los requisitos y especificaciones técnicas que debe cumplir cualquier sistema y programa informático o electrónico que se utilice por quienes desarrollen actividades económicas, de acuerdo con la definición dada en la LIRPF, cuando soporte los procesos de facturación de las operaciones correspondientes a su actividad; con el objetivo de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación, con la información sobre todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios, de acuerdo con lo previsto en el artículo 29.2.j) de la LGT.
El Reglamento Veri*Factu es aplicable en todo el territorio español, sin perjuicio de los regímenes tributarios forales de concierto y convenio económico en vigor, respectivamente, en el País Vasco y Navarra, y teniendo en cuenta las especialidades previstas en su normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla. Eso sí, en relación con los territorios históricos del País Vasco y la Comunidad Foral de Navarra, será de aplicación a los obligados tributarios correspondientes cuando tengan su domicilio fiscal en territorio común.
Ámbito subjetivo de aplicación
El Reglamento Veri*Factu resultará de aplicación, según indica su artículo 3, a los siguientes obligados tributarios, que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:
- Los contribuyentes del IS. Ahora bien, no estarán sometidas a las obligaciones establecidas las entidades exentas a que se refiere el artículo 9.1 de la LIS y las parcialmente exentas de los apartados 2, 3 y 4 del artículo 9 de la LIS estarán sometidas a esta obligación exclusivamente por las operaciones que generen rentas que estén sujetas y no exentas del impuesto.
- Los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas y los del IRNR que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.
A TENER EN CUENTA. Las obligaciones establecidas en el reglamento para estos obligados tributarios podrán cumplirse materialmente por el destinatario de la operación o por un tercero, siempre que concurra en este la misma condición de destinatario o tercero a efectos de facturación, de acuerdo con el artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, a efectos de la obligación de expedir factura, con facultades otorgadas para llevar a cabo el cumplimiento de dicha obligación.
Asimismo, el reglamento también se aplicará a los productores y comercializadores de los sistemas informáticos en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de tales sistemas informáticos puestos a disposición de los obligados tributarios antes mencionados.
Como excepción, no se aplicará a los contribuyentes que lleven los libros registros en los términos del artículo 62.6 del RIVA (Suministro Inmediato de Información o SII).
Ámbito objetivo de aplicación
Desde un punto de vista objetivo, el nuevo reglamento será de aplicación a los sistemas informáticos de facturación de las operaciones correspondientes a la actividad de los obligados tributarios antes referidos, pero no se aplicará a las siguientes operaciones:
- En relación con las obligaciones establecidas a quienes tributen bajo el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA, a las operaciones por las cuales la obligación de expedir factura se entienda cumplida mediante la expedición del recibo a que se refiere el artículo 16.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- A las incluidas en las letras b), c) y d) del artículo 3.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, cuando, conforme a dicho reglamento, no se deba expedir factura (supuestos exceptuados de expedir factura por operaciones de empresarios o profesionales realizadas en el régimen especial del recargo de equivalencia o simplificado del IVA, así como aquellas otras que el departamento de Gestión Tributaria de la AEAT autorice en relación con determinados sectores o empresas a fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de sus actividades).
- A las que se refieren las disposiciones adicionales tercera y sexta del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (facturación de determinadas entregas de energía eléctrica y expedición de factura por la Comisión Nacional de Energía en nombre y por cuenta de los distribuidores y de los productores de energía eléctrica en régimen especial o de sus representantes).
- A las documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.
Básicamente, por tanto, se excluyen del ámbito de aplicación del reglamento determinados supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca del IVA; así como una serie de operaciones excluidas de la obligación de facturar.
También es posible que se acuerde la no aplicación del reglamento con respecto a determinados sectores u operaciones. En concreto, el artículo 5 del Reglamento Veri*Factu permite que el titular del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT, previa solicitud del interesado, pueda resolver la no aplicación de dicho reglamento en relación con sectores empresariales o profesionales o con contribuyentes determinados, cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de que se trate, o con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas; o bien en relación con las operaciones respecto de las cuales se aprecien circunstancias técnicas excepcionales que imposibiliten dicho cumplimiento.
Características y requisitos de los sistemas informáticos
Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación podrán utilizar una de estas dos opciones:
- Un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos en la LGT y el propio Reglamento Veri*Factu. En este sentido, cabe destacar que se permite la utilización de un mismo sistema informático para el cumplimiento del reglamento por parte de distintos obligados tributarios en el ejercicio de su actividad económica, siempre que los registros de facturación de cada obligado tributario se encuentren diferenciados y se cumplan los requisitos exigidos por separado para cada uno de ellos.
- La aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria.
Tal y como antes se indicó, los sistemas informáticos tendrán que:
- Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, en los términos que determina el artículo 8.2 del Reglamento Veri*Factu.
- Contar con la capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados.
- Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder consultarse desde el propio sistema informático.
- Tener debidamente disociado el acceso a la información con trascendencia tributaria del acceso a la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de modo que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la consulta y al resto de funcionalidades exigidas sobre la información de los registros de facturación y de eventos.
Características de los registros de facturación
Los sistemas informáticos de facturación que se empleen deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de manera simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura, con el contenido que especifica el artículo 10 del Reglamento Veri*Factu. Por ejemplo, y entre otra información, ese registro de facturación de alta deberá incluir:
- El NIF, nombre y apellidos, razón o denominación del obligado a expedir la factura (y del destinatario, si fuese obligatorio).
- El número y, en su caso, serie de la factura; así como la fecha de su expedición y aquella en la que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o se haya recibido el pago anticipado, en su caso.
- El tipo de factura expedida, indicando si es completa o simplificada, y, en su caso, el detalle adicional que proceda para la correcta identificación del tipo de factura expedida.
- La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.
- La indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del IVA, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.
- La indicación de si el destinatario de la factura es el sujeto pasivo del IVA conforme a los ordinales 2.º y 3.º del artículo 84.Uno de la LIVA.
- La base imponible de las operaciones, la cuota del IVA, el tipo o tipos del recargo de equivalencia aplicados y la cuota del recargo de equivalencia.
- Si la operación no se encuentra sujeta al IVA, el importe que corresponde a dicha operación y la causa de la no sujeción al impuesto.
- La fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta.
Cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta, tendrá que generarse un registro de facturación de anulación, con la información que especifica el artículo 11.2 del Reglamento Veri*Factu.
Por otra parte, la norma incorpora dos elementos de seguridad para asegurar que no se alteren los registros de facturación una vez producidos: la huella o «hash» y la firma electrónica.
Certificación y verificación de los sistemas informáticos
Los sistemas informáticos tendrán que contar obligatoriamente con una declaración responsable, expedida por la persona o entidad que lo produzca, que certifique que cumple con los requisitos exigidos en la LGT, el Reglamento Veri*Factu y las especificaciones que en su caso se aprueben. Deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema en cada una de sus versiones, así como para el cliente o el comercializador al adquirir el producto, en los términos que indica el artículo 13 del Reglamento Veri*Factu.
A TENER EN CUENTA. Esta declaración responsable podrá ser solicitada por el cliente o por la Administración tributaria a la persona o entidad productora o comercializadora, que tendrá que guardar y conservar las declaraciones responsables de todas las versiones de los sistemas informáticos producidos o comercializados.
Por otro lado, y de cara a la verificación del cumplimiento de la obligación, la Administración tributaria podrá personarse en el lugar en el que se encuentre o utilice el sistema informático y exigir el acceso completo e inmediato a donde residan los registros de facturación y de eventos, o sus copias seguras, así como su descarga, volcado o copiado y consulta, obteniendo, en su caso, el código de usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria; también podrá requerir y obtener copia de los registros de facturación conservados. En ambos casos, tendrá que hacerlo respetando los requisitos, formalidades y límites establecidos por la LGT y el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio. Finalmente, será posible que requiera de los productores o comercializadores de sistemas informáticos la información necesaria para verificar que los sistemas informáticos que producen o comercializan cumplen los requisitos necesarios.
Sistemas de emisión de facturas verificables: posibilidad de remisión automática de los registros generados a la Administración
Los obligados tributarios que utilicen sistemas informáticos de facturación podrán remitir voluntariamente a la AEAT, de manera automática y segura por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados por los sistemas informáticos, de acuerdo con las especificaciones técnicas que se establezcan. Los sistemas informáticos que, cumpliendo con los requisitos y especificaciones requeridas, se empleen por el obligado tributario para remitir efectivamente por vía electrónica a la AEAT de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación generados tendrán la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU».
Con respecto a este tipo de sistemas:
- Se presumirá que cumplen por diseño los requisitos establecidos en el artículo 8 y tampoco les será de aplicación lo dispuesto en el artículo 14.2 del Reglamento.
- No tendrán la obligación de realizar la firma electrónica de los registros de facturación, siendo suficiente con que calculen la huella o «hash» de dichos registros.
- La aplicación informática que, en su caso, desarrolle la Administración tributaria tendrá la consideración de «Sistema de emisión de facturas verificables», a todos sus efectos.
Se entenderá que un obligado tributario opta por un «Sistema de emisión de facturas verificables» por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. La opción en el uso de estos sistemas se prolongará, al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido, de forma efectiva, el primer envío de los registros de facturación.
Posibilidad de remisión de información por parte del receptor de la factura
En los términos que indica el artículo 17 del Reglamento Veri*Factu, el receptor de la factura (sea empresario o consumidor final) podrá proporcionar de forma voluntaria determinada información de la misma a la AEAT facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura, lo que puede realizarse con un dispositivo con capacidad para la lectura del código y de transmisión y recepción de datos.
Por su parte, la Agencia tributaria facilitará una ruta específica en su sede electrónica o a través de la aplicación que al efecto ponga a su disposición para recibir dicha información. El acceso a la sede electrónica o a la aplicación mostrará los datos del código «QR» en formato legible.
Cuando en la factura figure la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», esta remisión por parte del receptor le permitirá verificar que la factura recibida ha sido remitida a la AEAT por el emisor de la misma.
Se puntualiza que la remisión de información no tendrá la consideración de denuncia pública.
FUENTE : Notificaciones tributarias: Las temidas «cartas negras de Hacienda» – Iberley